Одним из направлений IT-аутсорсинга является аутсорсинг офисной печати, т. е. передача инфраструктуры офисной печати в управление компании, специализирующейся в этой сфере. В этом случае компания-аутсорсер берет на себя затраты на приобретение печатного оборудования и бумаги, профилактику и ремонт оборудования, заправку картриджей и замену расходных материалов. Компания-заказчик оплачивает только количество отпечатанных страниц.Аутсорсинг офисной печати – это эффективное решение снижения расходов компании, поскольку:
- нет необходимости приобретать печатное оборудование;
- отсутствуют расходы на эксплуатацию оборудования (заправку и замену расходных материалов, профилактические и ремонтные работы);
- сокращается штат IT-специалистов, в результате чего снижаются затраты на выплату заработной платы;
- оперативно устраняются сбои и неполадки, что позволяет не останавливать рабочий процесс;
- появляется возможность контроля над процессом печатного документооборота благодаря устанавливаемой программе контроля печати, что исключает использование печатных материалов в личных целях и обеспечивает возможность прогнозирования затрат на распечатывание документов.
Аутсорсинг офисной печати предполагает следующие этапы внедрения и эксплуатации:
- Расчет затрат на обслуживание печатных устройств и разработка коммерческого предложения.
- Доставка и установка печатного оборудования.
- Техническое обслуживание устройств, предполагающее профилактические и ремонтные работы, заправку и замену расходных материалов.
- Поддержка пользователей удаленно и на территории заказчика.
- Предоставление отчетности, отражающей информацию об объемах печати и количестве сделанных копий.
Использование данной услуги поможет Вам грамотно распределить финансы компании и избежать лишних затрат, оптимизировать определенные бизнес-процессы и повысить эффективность бизнеса в целом.